Wenn das SAP-Wissen in Rente geht

Ex-ABB-CIO Uwe Hartmann denkt noch lange nicht an Ruhestand, sondern teilt sein langjährigen SAP-Wissen als Gründer der FITS-P GmbH. FITS-P GmbH



Die Uhr tickt. Während sich nach wie vor viele Unternehmen damit beschäftigen, von ECC auf S/4HANA zu wechseln, steht parallel noch eine brisantere Migration an: Für viele Vertreter der Babyboomer-Generation endet demnächst mit 63 oder 65 Jahren die reguläre Arbeitszeit und damit geht auch ein Großteil des SAP-Wissens in Rente.



Wir sprachen mit Uwe Hartmann, Gründer der FITS-P GmbH, der SAP-Systeme als CIO bei ABB jahrelang selbst verantwortet und Celonis bereits eingesetzt hat, als das Unternehmen gerade zehn Mitarbeiter zählte.



„S/4HANA schafft ein solides Fundament – mehr zunächst nicht“



Herr Hartmann, viele Unternehmen stehen vor einem Generationswechsel. Die Babyboomer gehen in den Ruhestand, darunter auch zahlreiche SAP-Experten. Wie groß ist das Risiko tatsächlich, wenn dieses Wissen verloren geht?



Uwe Hartmann: Man muss das Thema aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Das Wissen der erfahrenen Mitarbeiter beschränkt sich nicht nur auf die technische Bedienung, sondern umfasst vor allem das Verständnis dafür, wie die Prozesse eines Unternehmens funktionieren und wie sie im SAP-System gesteuert werden.



Eine Auftragsbestätigung zu erzeugen, ist beispielsweise noch relativ einfach. Aber wenn daraus eine Lieferung entsteht, spezielle Etiketten mit Barcodes gedruckt werden, die Finanzbuchhaltung eingebunden wird und Forderungen oder Liquiditätsplanungen angestoßen werden, dann bewegen wir uns in einem deutlich komplexeren Umfeld.



Diese Zusammenhänge versteht man nicht über Nacht. Dafür braucht es langjährige Erfahrung und Unternehmenskenntnis. Das Problem, das ich aktuell in vielen Unternehmen sehe: Die Wissensträger gehen in Rente, und häufig gibt es noch gar keinen Nachfolger.



Gleichzeitig befinden sich viele Unternehmen mitten in der S/4HANA-Transformation. Verstärkt das den Druck?



Hartmann: Absolut. Viele Unternehmen haben den Umstieg auf SAP S/4HANA noch nicht abgeschlossen. Nach aktuellen Zahlen hat mehr als die Hälfte der Unternehmen die Migration noch vor sich. Wenn nun die erfahrenen Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, entstehen erhebliche Risiken.



Studien von Gartner und McKinsey zeigen, dass ein großer Teil der S/4HANA-Projekte die ursprünglichen Ziele bei Kosten oder Zeitplanung nicht erreicht. Jede Firma steht hier vor einer echten Herausforderung.



Bedeutet das im Umkehrschluss, dass Unternehmen nach einer erfolgreichen S/4HANA-Migration ihre alten SAP-Experten getrost in Rente gehen lassen können?



Hartmann: Nein, ganz und gar nicht. Die Migration allein löst das Problem nicht. Viele Unternehmen sehen S/4HANA zunächst vor allem als Voraussetzung, um weiterhin Wartung und Support von SAP zu erhalten. Das ist aber ähnlich wie bei einem Smartphone-Update: Man hat zwar die neueste Version und bleibt technisch auf dem aktuellen Stand, doch der eigentliche Mehrwert entsteht dadurch noch nicht automatisch. Genau diese Frage stellen sich viele Unternehmen: Was bringt uns S/4HANA über den reinen Wartungsanspruch hinaus?



Meiner Ansicht nach beginnt die eigentliche Transformation erst nach der Migration. Schaut man auf die Entwicklung der Künstlichen Intelligenz, sieht man, wie rasant sich die Anforderungen verändern. Vor zwei Jahren war KI für viele noch ein abstraktes Thema. Heute ist sie in einer Reife angekommen, in der sie zunehmend produktiv in Geschäftsprozessen eingesetzt wird. Gleichzeitig entwickelt auch SAP seine Plattform kontinuierlich weiter und hat in den vergangenen Monaten massiv in KI-Technologien investiert.



Entscheidend ist jedoch, diese Möglichkeiten mit Augenmaß einzusetzen. KI entfaltet ihren Nutzen nur, wenn sie sinnvoll in die Prozesse integriert wird. Die Geschäftsabläufe in Unternehmen werden in drei oder vier Jahren mit hoher Wahrscheinlichkeit völlig anders aussehen als heute. S/4HANA schafft dafür ein solides Fundament, mehr aber zunächst auch nicht. Darauf müssen Unternehmen aufbauen. Dafür braucht es weiterhin erfahrene Mitarbeiter, die Geschäftsprozesse verstehen und neue Technologien mit dem notwendigen Fachwissen sinnvoll einsetzen können.



„Da hilft dann nur Process Mining“



Viele Unternehmen schieben die Migration noch vor sich her. Gleichzeitig wird die Zeit knapper. Welche Herausforderungen sehen Sie dabei?



Hartmann: Eine erfolgreiche S/4HANA-Migration beginnt lange vor dem eigentlichen Projektstart. Aus meiner Sicht braucht es zunächst eine intensive Vorbereitungsphase. Unternehmen müssen zunächst klären, welchen Umfang die Migration überhaupt hat, welche Investitionen notwendig sind und welche Ziele sie erreichen wollen. Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, sollte die eigentliche Umsetzung beginnen. Danach folgen der Go-live und schließlich die Phase nach der Inbetriebnahme.



Die entscheidenden Weichen werden jedoch bereits in dieser Vorbereitungsphase gestellt. Unternehmen müssen sich ein genaues Bild ihrer bestehenden SAP-Landschaft verschaffen. Dabei spielen Fragen eine Rolle wie: Wie komplex ist das Unternehmen? In welchen Ländern ist es aktiv? Welche Prozesse weichen vom Standard ab? Wie stark wurde das System individuell angepasst? Welche Eigenentwicklungen existieren noch? Und wie gut ist die Qualität der Stammdaten?



Gerade diese individuellen Anpassungen und Eigenentwicklungen werden häufig unterschätzt. Hinzu kommen Stammdatenprobleme, die nahezu jedes Unternehmen betreffen. Selbst langjährige SAP-Experten können dabei nicht jede Besonderheit eines Systems auswendig kennen.



Da hilft dann nur Process Mining. Vereinfacht gesagt, legt man quasi ein Röntgengerät auf das ERP-System, mit dem versteckte Risiken, Abhängigkeiten oder Sonderentwicklungen im SAP-System erkannt werden können. Genau das ist entscheidend, denn bei einer Migration sind es oft die unscheinbaren Details, die später zu großen Problemen werden. Ziel ist es, solche “blinden Flecken” frühzeitig sichtbar zu machen, bevor sie im Projekt zur Kosten- oder Zeitfalle werden.



Auf der Sapphire hat SAP zahlreiche KI-Agenten vorgestellt, die Unternehmen bei der S/4HANA-Migration unterstützen sollen, indem sie Prozesse analysieren und dokumentieren. Wie bewerten Sie diese Entwicklung?



Hartmann: Das ist definitiv eine sinnvolle Ergänzung. Allerdings erleben wir derzeit auch, dass KI häufig als Allheilmittel dargestellt wird. Dabei vergisst man oft, dass das zunächst einmal eine solide Datengrundlage erfordert.



Eine KI kann nur dann sinnvolle Ergebnisse liefern, wenn die zugrunde liegenden Datenmodelle sauber aufgebaut sind. Man kann nicht einfach einem Chatbot Zugriff auf ein ERP-System geben und erwarten, dass er automatisch Optimierungspotenziale findet.



Erst Process-Mining-Plattformen mit einem konsistenten Datenmodell schaffen die Voraussetzung dafür, dass KI Muster erkennen und Verbesserungspotenziale identifizieren kann.


Die verschlungenen Prozesspfade kennen nur die SAP-Experten – oder ein Process-Mining-Tool. FITS-P GmbH



Haben Sie dafür ein Beispiel?



Hartmann: Ein konkretes Beispiel sind Zahlungsbedingungen. Bei einem internationalen Kunden wurden diese in einem bestimmten Land immer wieder manuell verändert. Weil es nur wenige betroffene Kunden waren, fiel das in den klassischen Dashboards überhaupt nicht auf. Erst die KI erkannte dieses Muster – vergleichbar mit einem schleichenden Luftverlust beim Fahrradreifen. Genau für solche “Nadel-im-Heuhaufen”-Probleme sehen wir den größten Nutzen von KI.



Entscheidend bleibt aber: KI ist nur so gut wie das Umfeld, in dem sie arbeitet. Ohne hochwertige Daten und ein sauberes Prozessmodell kann sie ihr Potenzial nicht entfalten.



„Die emotionale Komponente lässt sich nicht ersetzen“



Noch mal zurück zum Ausgangspunkt: Was können Unternehmen tun, wenn die erfahrenen SAP-Experten bereits in den Ruhestand gegangen sind? Ist das Wissen dann unwiederbringlich verloren?



Hartmann: Ein Teil davon schon. Mit jedem Mitarbeiter geht nicht nur Fachwissen verloren, sondern auch die persönliche Erfahrung und die enge Bindung an das Unternehmen. Diese emotionale Komponente lässt sich nicht ersetzen. Das fachliche Wissen hingegen kann man zumindest teilweise sichern und nachvollziehbar machen.



Mit einem datenbasierten Ansatz,sind neue Mitarbeiter in der Lage, sich zunächst selbstständig einen Überblick verschaffen. Sie sehen im Process Mining, wie die Prozesse tatsächlich durch das System laufen, welche Customizing-Einstellungen vorgenommen wurden und welche Eigenentwicklungen im Einsatz sind. Dadurch können sie sich ein eigenes Bild machen und gezielt Fragen formulieren, anstatt sich das gesamte System Schritt für Schritt erklären lassen zu müssen.



Eine persönliche Übergabe bleibt natürlich sinnvoll, wenn sie möglich ist. Der große Vorteil ist jedoch, dass sie keine zwingende Voraussetzung mehr ist.



Ist der Verlust von SAP-Knowhow eher ein Problem mittelständischer Unternehmen oder betrifft das auch große Konzerne?



Hartmann: Das betrifft beide gleichermaßen – wenn auch aus unterschiedlichen Gründen. In großen Unternehmen besteht häufig die Gefahr, dass mit zunehmender Größe der Blick für die Details verloren geht. Mittelständler kämpfen dagegen oft mit knapperen personellen Ressourcen und sind stärker von einzelnen Wissensträgern abhängig.



Unabhängig von der Unternehmensgröße sehe ich die S/4HANA-Migration deshalb nicht nur als IT-Projekt, sondern als strategische Chance. Natürlich steht zunächst die technische Migration im Mittelpunkt. Dahinter steckt aber eine viel größere Aufgabe: Unternehmen müssen ihre Prozesse neu denken.



Wir erleben gerade in nahezu allen Lebensbereichen, wie sich Abläufe verändern. Ob digitale Tickets im Nahverkehr, Apps für den Schwimmbadbesuch oder KI-gestützte Dienste – digitale Prozesse werden zum Normalfall. Diese Entwicklung wird sich auch in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung fortsetzen.



Deshalb sollte die S/4HANA-Migration genutzt werden, um das Unternehmen auf diese Veränderungen vorzubereiten. Wer den eigenen Prozessbestand transparent macht, versteht sein Unternehmen oft besser als zuvor und schafft die Grundlage, um neue Technologien und Arbeitsweisen schneller zu adaptieren.



Gleichzeitig bietet ein solches Transformationsprojekt die Chance, neue Talente aufzubauen. Wer engagierte Mitarbeiter früh in die Migration einbindet, entwickelt häufig genau die Führungskräfte, die das Unternehmen in den nächsten fünf oder zehn Jahren voranbringen werden. Für mich ist das die eigentliche Vision hinter einer S/4HANA-Migration: nicht nur ein neues ERP-System einzuführen, sondern das Unternehmen insgesamt zukunftsfähig aufzustellen.



„Entscheidend ist nicht die Anzahl der Berater, sondern ihre Qualität“



Welche typischen Fehler beobachten Sie beim Wissensmanagement in SAP-Projekten?



Hartmann: Aus meiner Sicht wird zunächst oft unterschätzt, was SAP-Knowhow eigentlich bedeutet. Ich erlebe immer wieder Projekte, in denen Mitarbeiter eingesetzt werden, die zwar engagiert sind, aber nicht über das notwendige technische und fachliche Fundament verfügen. Wer weder ABAP-Code lesen noch das SAP-Customizing versteht, kann die zahlreichen kundenspezifischen Erweiterungen eines Systems kaum beurteilen.



Viele glauben, es reiche aus, Prozesse grafisch zu dokumentieren. Das ist zwar hilfreich, bildet aber nur einen kleinen Teil der Realität ab. In der Praxis existieren für einen einzelnen Geschäftsprozess häufig hunderte oder sogar tausende Varianten. Diese Unterschiede erkennt man nur, wenn man sowohl die Prozesse als auch die dahinterliegende Systemlogik versteht.



Ebenso wichtig ist professionelles Projektmanagement. Ich empfehle jedem Unternehmen, einen erfahrenen und zertifizierten Projektleiter einzusetzen, der nach einem klaren Phasen- und Freigabemodell arbeitet. Bevor ein Projekt in die nächste Phase geht, müssen alle Voraussetzungen erfüllt sein.



Ich habe selbst ein Projekt erlebt, das nur zwei Wochen vor dem geplanten Go-live gestoppt werden musste, weil sich beim letzten Test herausstellte, dass wesentliche Geschäftsprozesse nie vollständig geprüft worden waren. Das war kein technisches Problem, sondern ein organisatorisches Versäumnis.



Das klingt jetzt aber eher nach einem Problem bei mittelständischen Unternehmen?



Hartmann: Nicht unbedingt. Das Beispiel, an das ich gerade denke, stammt zwar aus einem größeren Mittelstandsunternehmen. Ähnliche Herausforderungen sehe ich aber auch in Konzernen. Dort besteht eher die Gefahr, dass Projekte den Bezug zur operativen Realität verlieren.



Mein wichtigster Rat lautet deshalb: Setzen Sie auf erfahrene Projektleiter mit einer fundierten Projektmanagement-Ausbildung und holen Sie frühzeitig das notwendige SAP-Knowhow an Bord. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Berater, sondern ihre Qualität. Unternehmen sollten sich nicht scheuen, sich bereits in einer frühen Projektphase externe Expertise zu holen. Das ist meist deutlich günstiger, als Fehler kurz vor dem Go-live korrigieren zu müssen.



Zum Abschluss noch eine Frage: Einige Unternehmen überlegen, ihre bestehenden SAP-Systeme zunächst über Drittanbieter weiter warten zu lassen, anstatt sofort auf S/4HANA zu migrieren. Ist das aus Ihrer Sicht eine praktikable Strategie?



Hartmann: Ich kenne persönlich zwar keinen Kunden, der diesen Weg bereits geht, aber ich kann nachvollziehen, warum Unternehmen darüber nachdenken. Wenn Studien von Gartner oder McKinsey zeigen, dass ein Großteil der S/4HANA-Projekte Zeit- oder Budgetziele verfehlt, dann ist Zurückhaltung verständlich. Denn wer den Zeitplan verpasst, überschreitet in der Regel auch das Budget.



Hinzu kommt, dass viele Beratungshäuser stark ausgelastet sind. Unternehmen fragen sich daher zu Recht, ob sie gerade jetzt die besten Ressourcen für ein solches Projekt bekommen oder ob ein späterer Zeitpunkt nicht sinnvoller wäre.



Wer heute noch ausreichend Support für sein bestehendes System hat und nur wenige Änderungen vornehmen muss, kann durchaus überlegen, die verbleibende Zeit strategisch zu nutzen. Entscheidend ist dann allerdings auch, diese Zeit nicht ungenutzt verstreichen zu lassen.



Langfristig führt aus meiner Sicht kein Weg an S/4HANA vorbei. Aber Geschwindigkeit allein ist kein Erfolgskriterium. Die Unternehmen, die heute noch etwas Luft haben, können diese Zeit investieren, um ihre Organisation vorzubereiten: Indem sie Mitarbeiter qualifizieren, die IT personell stärken, das notwendige Knowhow aufbauen und die eigene Strategie schärfen.



In den vergangenen Jahren haben viele Unternehmen bei ihren Migrationsprojekten teures Lehrgeld bezahlt. Bis 2028 werden weitere Werkzeuge verfügbar sein und die Erfahrungen aus den ersten großen Projekten werden allen zugutekommen. Deshalb kann eine wohlüberlegte Vorbereitung sinnvoller sein als ein überhasteter Start.



Mein Rat wäre deshalb: Nutzen Sie die verbleibende Zeit bewusst. Bauen Sie Kompetenzen auf, gewinnen Sie die richtigen Mitarbeiter und richten Sie Ihre IT so aus, dass sie das Unternehmen auch in fünf oder zehn Jahren noch erfolgreich unterstützen kann. Die S/4HANA-Migration sollte dabei Teil einer langfristigen Zukunftsstrategie sein – nicht nur ein Projekt, um eine Frist einzuhalten.