So enden Mitarbeitergespräche nicht im Fiasko

Feedbackgespräche mit Mitarbeitern erfordern viel Zeit und Vorbereitung. Diese Investition lohnt sich allerdings.MAYA LAB | shutterstock.com



Regelmäßige Feedback-Gespräche steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitsmotivation, wie Studien belegen. Außerdem sind sie wichtig für eine systematische Personalentwicklung. Entsprechend gehören die regelmäßigen Gespräche zwischen Chef und Mitarbeiter in vielen Unternehmen zum Standardrepertoire der Führungsinstrumente. Das sollten sich Führungskräfte gerade in Zeiten wie den aktuellen in Erinnerung rufen. Schließlich wandeln sich sowohl die Rahmenbedingungen der Arbeit als auch deren Inhalte und die damit verbundenen Ziele.



Unter der Belegschaft sorgt das für Verunsicherung. Viele benötigen deshalb noch dringender:




eine Orientierungshilfe, was warum zu tun ist, sowie 



eine Rückmeldung zu ihrer Leistung und ihrem Verhalten.  




Viele Führungskräfte sprechen schon in normalen Zeiten zu wenig mit ihren Mitarbeitern über ihre Arbeit sowie die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. In Krisen- oder Marktumbruchzeiten häuft sich das noch, weil die Vorgesetzten meist selbst unter erhöhter Anspannung stehen. Speziell Beschäftigte im Homeoffice geraten dann im Führungsalltag schnell in Vergessenheit, da sie nicht “präsent” sind. Und weil mit ihnen auch der sonst oft übliche Small Talk zwischen Tür und Angel oder in der Kantine entfällt, findet bei diesen Mitarbeitern zwar noch eine allgemeine Information zum Beispiel im wöchentlichen Video-Call, aber letztlich keine Führung mehr statt. 



 



Feedbackgespräche optimieren



Feedback-, beziehungsweise Mitarbeitergespräche haben nicht primär das Ziel, aktuelle Probleme der alltäglichen Arbeit zu thematisieren. Vielmehr soll das Verhalten des Mitarbeiters und seiner Führungskraft in einem bestimmten Zeitabschnitt betrachtet werden, um zu klären, wie diese Kooperation verbessert werden kann. Vorkommnisse und Verhaltensmuster in der Vergangenheit dienen hierbei primär zur Erklärung. Weil sowohl die Kooperation als auch die Arbeit in der Vergangenheit und gegebenenfalls veränderte Rahmenbedingungen und Anforderungen reflektiert werden sollen, erfordern Feedbackgespräche Vorbereitung – von beiden Seiten. Folglich sollten sie terminiert sein. Hinzu kommt: Feedback ist nur wirksam, wenn es konkret ist. Hierfür benötigt man Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag.  



In vielen Betrieben ist es Pflicht, regelmäßig Mitarbeitergespräche zu führen. Das ist an sich gut, führt zuweilen jedoch dazu, dass die Führungskräfte die Gespräche nur führen, um zum Beispiel der Personalabteilung “Vollzug” zu melden. Entsprechend schlecht fällt die Qualität dieser Gespräche oft aus. Besonders, wenn Führungskräfte selbst unter Anspannung stehen. Das ist in Perioden eines raschen, fundamentalen Wandels, in denen in Unternehmen auch viele Change- oder gar Transformationsprojekte laufen, gehäuft der Fall. 



Deshalb empfiehlt sich in der Praxis oft folgendes Vorgehen: Nach jedem Mitarbeitergespräch füllen Führungskraft und Mitarbeiter unabhängig voneinander einen Online-Fragebogen aus und senden ihn zum Beispiel an die Personalabteilung. Dieser kann beispielsweise folgende Fragestellungen beinhalten: 




Wie zufrieden waren Sie mit dem Gesprächsverlauf? 



Als wie funktional erwies sich die genutzte Technik? 



Wie zufrieden waren Sie mit der Gesprächsatmosphäre? 



Wie lange dauerte das Gespräch? 



Wurden auch Entwicklungsthemen erörtert? 



Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Gesprächspartner vom nächsten Feedbackdialog noch mehr profitieren?




Diese Rückmeldung an die Personalabteilung garantiert keine qualitativ hochwertigen Feedbackgespräche – sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann. Unter anderem, indem die Personalabteilung aus den Fragebögen weitere Empfehlungen für Führungskräfte ableitet. 



 



Mitarbeitergespräche brauchen Zeit



Ein Indikator für die Qualität eines Mitarbeiter- oder Feedbackgesprächs ist dessen Dauer. Es gilt die Faustregel: Führungskräfte sollten mindestens eine Stunde Zeit pro Mitarbeiter einplanen. Der Grund: Falls auch heikle (persönliche) Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese heißt es zunächst zu schaffen. 



Das gilt auch in Krisen- und Umbruchzeiten. Finden die Gespräche jedoch in einer engeren Taktung statt – etwa im Drei- oder gar Zwei-Wochen-Rhythmus –, dann ist die eben genannte Vorgabe meist unrealistisch. Auf alle Fälle sollten die Gespräche aber ohne Zeitdruck und Störungen von außen erfolgen. Deshalb empfiehlt es sich, sie für Randzeiten einzuplanen. 



Wichtig ist außerdem zu berücksichtigen: Ein gut strukturiertes Feedback- und Mitarbeitergespräch besteht aus drei unterschiedlichen Phasen: 




der Reflexion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das letzte Quartal), 



der Einschätzung der aktuellen Situation, und 



dem Blick nach vorne. 




Von besonderer Bedeutung ist hierbei, dass Beschäftigte auch Feedback zu seinen Stärken und Schwächen erhält. Zum Beispiel mit Blick auf die Selbstorganisation bei der Arbeit im Homeoffice oder Nutzung vorhandener Collaboration Tools. Jeder Mensch hat blinde Flecken. Hierbei handelt es sich um Verhaltensmuster, die uns nicht bewusst sind. Deshalb brauchen wir ab und zu eine Rückmeldung von außen, um uns über unser Verhalten und seine Wirkung – auch in der Online-Kommunikation und virtuellen Zusammenarbeit – bewusst zu werden. Diese Klarheit führt dazu, dass Lernfelder erkannt werden. Das ist gerade in Zeiten wichtig, in denen letztlich eine neue Kultur der Kooperation und Arbeit sowie des Lernens im Unternehmen etabliert werden soll. 



Eine Voraussetzung für Mitarbeitergespräche, in denen es auch möglich ist, heikle Themen anzusprechen und Lernfelder zu identifizieren, ist Vertrauen. Bröckelt dieses, weil zum Beispiel der Mitarbeiter und seine Führungskraft im Alltag nur noch selten persönlich miteinander kommunizieren, öffnet sich der Mitarbeiter im Gespräch nicht. Also kann die Führungskraft ihm auch kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst auch keine brauchbare Rückmeldung für die eigene Entwicklung. Bewusstes Kontakthalten und gezielte Beziehungspflege sind deshalb gerade bei Mitarbeitern sehr wichtig, die (partiell) im Homeoffice arbeiten. 



Regelmäßig Feedbackgespräche mit allen Mitarbeitern zu führen, erfordert viel Zeit seitens der Führungskräfte – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Doch diese Investition lohnt sich, denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen. Hierdurch reduziert sich auch der Führungsaufwand. Deshalb sollten Führungskräfte die Feedback- beziehungsweise Zielvereinbarungsgespräche mit ihren Mitarbeitern aus innerer Überzeugung führen. Denn: Die Mühe lohnt sich für sie, ihre Mitarbeiter und das Unternehmen – ganz gleich, ob die Gespräche bei persönlichen Treffen oder online erfolgen. (pg/fm)



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