Digitale Verwaltung in Deutschland: Zwischen Anspruch und Realität

Die Digitalisierung erschöpft sich häufig in der Bereitstellung von Online-Formularen und -Anträgen, die Ämter anschließend von Hand in nachgelagerte IT-Systeme übertragen oder noch ausdrucken und archivieren.Lane V. Erickson – Shutterstock.com



Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland ist eine der kritischen Bruchstellen für die strategische Handlungsfähigkeit des Staates. Während die politische Rhetorik regelmäßig den Aufbruch in eine moderne digitale Verwaltung beschwört, sieht die administrative Realität meist anders aus. Bürger und Unternehmen warten immer noch darauf, dass sich Verwaltungsakte wie ein Bauantrag, eine Wohnsitzanmeldung oder ein Förderungsantrag schnell und unkompliziert erledigen lassen, ähnlich wie der Einkauf beim Online-Händler.



Über diese und weitere Aspekte zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung diskutierten die Teilnehmer einer COMPUTERWOCHE-Expertenrunde. Einig war sich die Runde, dass das Festhalten an papierbasierten Abläufen das Vertrauen in die staatliche Leistungsfähigkeit erodiert. Als Hauptgründe nannten sie fehlenden Mut und politischen Willen.



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Online-Formulare als Illusion der digitalen Verwaltung



Kernproblem der Verwaltungsdigitalisierung, deren formaler Rahmen das Onlinezugangsgesetz (OZG) ist, ist ein Umsetzungsparadoxon. Die Digitalisierung erschöpft sich häufig in der Bereitstellung von Online-Formularen und -Anträgen, die Ämter anschließend von Hand in nachgelagerte IT-Systeme übertragen oder noch ausdrucken und archivieren. Das entspricht vielleicht formal dem OZG, ist aber weit davon entfernt, wirklich digital zu sein und konterkariert das Ziel, Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und effizienter zu machen.



Dazu ist es nötig, Verwaltungsprozesse radikal neu zu denken und, sofern möglich, End-to-end zu automatisieren und zu digitalisieren. Genauso wichtig ist ein überzeugendes Nutzererlebnis. Verglichen mit intuitiven Apps aus der Privatwirtschaft fallen staatliche Lösungen und Online-Dienste bei der User-Experience massiv ab. Zugleich sind Online-Dienste weiterhin in schwer verständlichem Behördendeutsch verfasst. Da der Staat hoheitliche Aufgaben erfüllt, sind der User-Experience jedoch Grenzen gesetzt. Kurzum: Das private Shopping-Erlebnis beim Online-Händler kann nicht das Zielbild behördlicher Leistungen sein.



Warum der Föderalismus die Digitalisierung ausbremst



Eine weitere massive Hürde auf dem Weg zur digitalen Verwaltung ist die föderale Struktur der Bundesrepublik mit lokalen Verantwortlichkeiten, die eine zentrale Steuerung und Standardisierung blockieren. Die Problematik zeigt sich beim Einer-für-Alle-Modell (EfA). Bei der Sportstättenförderung zum Beispiel sind die Anforderungen in Bayern andere als die in Nordrhein-Westfalen, sodass eine einheitliche skalierbare digitale Lösung kaum realisierbar ist. Ähnlich sieht es im Registerwesen aus, wo es an der Vernetzung bis hin zu kommunalen Registern hapert.



Überwinden lassen sich föderale Partikularinteressen nur durch eine zentrale Orchestrierung nach dem EfA-Prinzip mit verbindlichen Standards. Das gelingt bereits beim Zoll und bei der Justiz, wo klare Zuständigkeiten und zentrale Budgets zu leistungsfähigen Fachlösungen geführt haben. Einen wichtigen Hebel, um digitale Verwaltungsprozesse schneller umzusetzen, sieht ein Teilnehmender darin, das Digitalministerium mit echter Entscheidungskompetenz auszustatten statt immer neue Gremien zu gründen. Der Blick nach Österreich zeige, dass die zentrale Koordination bei dezentraler Verantwortung funktioniert, sofern der politische Mut zu klaren Entscheidungen vorhanden ist.



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Der demografische Faktor als Katalysator



Dass eine umfassende Prozessautomatisierung und -digitalisierung im öffentlichen Sektor alternativlos ist, liegt auch am demografischen Wandel. Die Babyboomer-Generation steht kurz vor dem Ruhestand, was den Personalmangel massiv verschärfen wird. Studien prognostizieren, dass dem öffentlichen Dienst durch das Ausscheiden erfahrenen Personals bis 2030 zwischen rund 840.000 (McKinsey) und über einer Million (PwC) Vollzeitkräfte fehlen werden.



Hinzu kommt, dass Tarifstrukturen wie der TVöD es Kommunen schwer machen, IT-Fachkräfte zu rekrutieren und zu halten. Gleichzeitig kommt eine Generation nach, die digitale Prozesse als selbstverständlich betrachtet und repetitive analoge Tätigkeiten nicht mehr akzeptiert. Im Gegenzug bietet der Generationenwechsel die Chance, dass jüngere Mitarbeitende die Digitalisierung von innen heraus voranbringen.



Once-Only, KI und Co.: Was die Verwaltung weiterbringt



Eine wichtige Voraussetzung für einen technologischen Paradigmenwechsel, der Fragmentierung und Datensilos überwindet, bildet die Registermodernisierung nach dem Once-Only-Prinzip, bei dem Bürger erforderliche Angaben nur einmal digital eingeben und übermitteln müssen.



Darüber hinaus bieten Robotic Process Automation (RPA) und generative beziehungsweise agentische KI die Chance, Behördenabläufe End-to-end zu automatisieren, zu standardisieren und zu beschleunigen. Bei Routineprozessen reduziert das menschliche Eingriffe und verhindert Abweichungen von den Standardnormen, etwa bei der Genehmigung von Bauanträgen. Gleichzeitig entlastet es Mitarbeitende von repetitiven Tätigkeiten und ihnen bleibt mehr Zeit für komplexe Einzelfallentscheidungen bei Bauanträgen.



Moderne KI-Technologien sind gleichzeitig ein Enabler für den kulturellen Wandel in den Behörden, weg vom reaktiven Apparat, hin zum proaktiven Verständnis staatlicher Dienstleistung, mit dem Bürger als Kunden statt als Bittsteller.



Wie sich digitale Souveränität erreichen lässt



Der KI- und Cloud-Einsatz in der öffentlichen Verwaltung wirft zwangsläufig die Frage nach digitaler Souveränität auf, besonders gegenüber US-Softwareanbietern und Hyperscalern. IT-Verantwortliche und Behördenleiter müssen Abhängigkeiten und Lock-in-Effekte daher kritisch prüfen und durch Reversibilität, Interoperabilität und Multi-Cloud-Ansätze beherrschbar machen. Dabei darf digitale Souveränität nicht mit digitaler Autarkie verwechselt werden, was angesichts des technologischen Rückstands Europas unrealistisch wäre. Entscheidend ist, sich bewusst zu machen, welche Abhängigkeiten man eingeht und diese kontrolliert zu steuern.



Bundes- und Landesbehörden handeln hier oft widersprüchlich. Sie beschwören Souveränität und schließen trotzdem milliardenschwere Verträge ohne ausreichende Exit-Strategien ab. Allein deutsche Bundesbehörden gaben 2025 über 481 Millionen Euro für Microsoft-Lizenzen aus. Als größter Nachfrager digitaler Güter und Services mit einem Beschaffungsvolumen im Milliarden-Euro-Bereich hat die öffentliche Hand jedoch alle Hebel in der Hand, um bei ihrer Einkaufspolitik die digitale Souveränität als K.O.-Kriterium in Vergabeverfahren festzulegen. Verordnungen wie der EU Cyber Resilience Act (CRA) und die NIS2-Richtlinie erhöhen den Druck zusätzlich, Souveränitäts- und Sicherheitsaspekte schon bei der Gestaltung von IT-Architekturen mitzudenken und zur Chefsache zu machen.



Was Corona über Veränderungsmut in Behörden lehrt



Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass die technologischen Voraussetzungen für eine moderne digitale Verwaltung weitgehend existieren. Die entscheidenden Umsetzungshürden sind organisatorische Starrheit und fehlender politischer Wille zur Entbürokratisierung. Analoge Abläufe eins-zu-eins zu digitalisieren, schafft keinen Mehrwert, sondern nur aufwendigere digitale Prozesse ohne Effizienzgewinn.



Dass die Verwaltung zur schnellen Transformation grundsätzlich fähig ist, hat die Corona-Pandemie bewiesen, wo unter Druck pragmatische Entscheidungen getroffen sowie neue Lösungen zügig eingeführt und ausgerollt wurden. Die Lerneffekte verpufften jedoch schnell und es gab einen Rückfall in alte, risikoaverse Handlungsmuster. Damit die digitale Transformation der Verwaltung wirklich gelingt, braucht es den Mut und die Entschlossenheit, auch durch beherzte Behördenleiter, bestehende Strukturen und Arbeitsweisen und Verantwortlichkeiten anzugehen und aufzubrechen. Scheitert die Verwaltungsdigitalisierung, würde das als Staatsversagen wahrgenommen und das Vertrauen in demokratische Institutionen weiter untergraben.



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Teilnehmer des Roundtables “Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung 2026”


Martin Welzel, CANCOM: „Gut gemeint ist nicht gut gemacht. Wenn man sieht, wie intuitiv zum Beispiel eine Banking-App ist und eine Verwaltungs-App daneben legt, ist der Unterschied sofort sichtbar. Will die Verwaltung Nachwuchskräfte gewinnen, müssen digitale Prozesse, End-to-End, der Standard sein, denn analoge Relikte wie das Fax werden nicht mehr akzeptiert. Mehr digitaler Fortschritt erfordert auch eine stärker standardisierte Beschaffung über Kommunen und Regierungsbezirke hinweg, damit nicht jede Gemeinde das Rad neu erfinden muss.“CANCOM GmbH


Johannes Rosenboom, Materna:
„Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse ist weniger ein Erkenntnis-, sondern ein Umsetzungsproblem, bei dem auch der politische Mut fehlt. Die Datenerhebung zur Grundsteuer zeigt das exemplarisch. Es wäre die Chance gewesen, die digitale Leistungsfähigkeit des Staates zu zeigen, indem die Verwaltung verteilt vorliegende Daten in einem digitalen Prozess zusammenführt. Stattdessen ‚zwang‘ man rund 18 Millionen Eigentümer, die Daten mühsam selbst zusammenzutragen und händisch in ein wenig nutzerfreundliches Formular einzutippen. Zugleich muss der Staat als größter Nachfrager digitaler Güter und Dienstleistungen seine Beschaffungsmacht gezielt einsetzen, um Digitalangebote und Innovationen Made in Europe zu stimulieren. Jeder Beschaffungsvorgang der öffentlichen Verwaltung ist immer auch ein Votum für oder gegen digitale Souveränität.“
Materna Information & Communications SE


Andreas Kindermann, NetApp: „Registermodernisierung und Datenkonsolidierung sind Plattformthemen, die im Rechenzentrum entschieden werden, während digitale Souveränität primär eine Frage von Kontrolle, Datenhoheit und Reversibilität ist. Nur wer versteht, was mit seinen Daten passiert, kann Entscheidungen auch rückgängig machen. Gesetzliche Vorgaben wie NIS2 zwingen die öffentliche Verwaltung zudem, IT-Sicherheit und digitale Souveränität von Beginn an in die zukünftige Architektur einzubeziehen.“NetApp Deutschland GmbH


Patrick Arnold, Randstad Digital:
„Das Kernproblem der Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland sind mangelnde Orchestrierung und fehlendes End-to-End-Denken. Analoge Prozesse bleiben auch nach der Digitalisierung aufwendig, wenn man sie zuvor nicht komplett neu denkt. Dringend nötig ist zudem ein zentrales Steuerungskomitee mit echter Entscheidungskompetenz. Dadurch ließen sich Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung deutlich schneller umsetzen. Ein Blick nach Österreich zeigt, dass zentrale Koordination auch föderal funktioniert. Das sollte in Deutschland ebenfalls möglich sein.“
Becker Lacour / Randstad Digital Germany AG


Dirk Moeller, UiPath: „Der Leidensdruck durch akuten Personalmangel, der sich noch verschärfen wird, wenn die Babyboomer in Ruhestand gehen, wird in Zukunft ein Haupttreiber für die Verwaltungsdigitalisierung sein. Technisch lassen sich die Prozesse einer ganzen Behörde schon heute durch den Einsatz von RPA und agentischer KI rechtskonform End-to-end abbilden und Standardvorgänge weitgehend automatisieren. Das fängt Personalengpässe auf, da menschliche Eingriffe nur bei unklaren oder sehr komplexen Fällen nötig sind.”UiPath GmbH